Pięć liczb, które właściciel warsztatu powinien sprawdzać co miesiąc

Właściciel warsztatu porównuje dwa miesiące. W obu przychód był podobny, ale w drugim na koncie zostało wyraźnie mniej. Nie potrafi powiedzieć dlaczego. Pracy było tyle samo, mechanicy zajęci, klientów nie brakowało. Dopiero po kilku godzinach przeglądania faktur okazuje się, że w drugim miesiącu było więcej drobnych zleceń, kilka dużych faktur od firm nie zostało jeszcze opłaconych, a mechanicy spędzili sporo czasu na czekaniu na części. Każda z tych rzeczy osobno była niewielka. Razem zjadły zysk.

Przychód na koncie to wynik końcowy. Żeby zrozumieć, skąd się bierze, trzeba patrzeć na kilka liczb, które go tworzą.

Liczba pierwsza – przychód z podziałem na robociznę i części

Łączny przychód mówi niewiele. Ważniejsze jest, ile przyszło z robocizny, a ile ze sprzedaży części. Robocizna to czysta praca warsztatu i jego główne źródło marży. Części to obrót, na którym warsztat zarabia narzut, ale który w dużej części przechodzi do hurtowni. Miesiąc z wysokim przychodem, ale głównie z drogich części, może przynieść mniej zysku niż miesiąc z niższym przychodem i większym udziałem robocizny.

Liczba druga – liczba zleceń i średnia wartość zlecenia

Ta sama kwota przychodu może wynikać z wielu małych zleceń albo kilku dużych. Każde zlecenie, niezależnie od wartości, wymaga przyjęcia auta, rozmowy z klientem, dokumentów. Jeśli średnia wartość zlecenia spada, a ich liczba rośnie, warsztat może pracować więcej za te same pieniądze. Z kolei rosnąca średnia wartość często oznacza, że mechanicy skuteczniej proponują dodatkowe, potrzebne naprawy.

Liczba trzecia – efektywność mechaników

Efektywność to stosunek godzin zafakturowanych klientom do godzin, które mechanicy przepracowali. Jeśli dwóch mechaników przepracowało w miesiącu łącznie ponad trzysta godzin, a zafakturowano dwieście, efektywność wynosi około dwóch trzecich. Spadek tej liczby to zwykle sygnał, że coś blokuje pracę: czekanie na części, czekanie na decyzję klienta, zbyt dużo czasu na administrację, źle ułożony terminarz.

Liczba czwarta – należności

Suma faktur wystawionych, ale jeszcze nieopłaconych, a szczególnie tych po terminie. Warsztat może mieć świetny miesiąc na papierze i jednocześnie brak pieniędzy na wypłaty, jeśli klienci firmowi płacą z opóźnieniem. Ta liczba rzadko jest sprawdzana regularnie, a jej wzrost to jeden z pierwszych sygnałów problemów z płynnością.

Liczba piąta – powracający klienci

Jaki odsetek zleceń w danym miesiącu pochodzi od klientów, którzy byli już wcześniej w warsztacie. Wysoki udział powracających klientów oznacza stabilną bazę i zaufanie. Spadek tej liczby może sygnalizować problem z obsługą, cenami albo konkurencją, zanim pojawi się w przychodzie.

Wszystkie pięć liczb w jednej tabeli

Wskaźnik	Co mówi	Sygnał ostrzegawczy
Przychód z robocizny i części	Skąd naprawdę pochodzi zarobek	Spadający udział robocizny
Liczba zleceń i średnia wartość	Charakter pracy warsztatu	Dużo zleceń o niskiej wartości
Efektywność mechaników	Ile czasu pracy zamienia się w przychód	Spadek przez kilka miesięcy z rzędu
Należności	Ile pieniędzy „wisi” u klientów	Rosnąca kwota po terminie
Powracający klienci	Lojalność i zadowolenie	Spadający odsetek powrotów

Skąd wziąć te liczby bez godzin w arkuszu

W warsztacie prowadzonym na papierze zebranie tych pięciu liczb to kilka godzin pracy co miesiąc – przeglądanie faktur, liczenie zleceń, szukanie, kto już był wcześniej. W praktyce oznacza to, że nikt tego nie robi. W warsztacie, który prowadzi zlecenia w programie, większość tych liczb jest dostępna od ręki, w formie gotowych zestawień albo statystyk za wybrany okres.

Programy różnią się jednak zakresem raportów: jedne mają kilkanaście rodzajów zestawień dla właściciela, inne ograniczają się do podstawowych statystyk, a jeszcze inne pokazują tylko listę zleceń. Przy wyborze narzędzia warto zajrzeć do materiału, w którym zebrano porównanie funkcji programów dla warsztatu, i sprawdzić, które z pięciu opisanych liczb dany program pokaże bez dodatkowej pracy.

Jak wprowadzić miesięczny przegląd liczb

Wybrać stały dzień, na przykład trzeci dzień roboczy miesiąca.
Zapisać pięć liczb w jednym miejscu, w tej samej kolejności co miesiąc.
Porównywać z poprzednim miesiącem i tym samym miesiącem rok wcześniej.
Przy każdym wyraźnym spadku zapisać jedno zdanie o możliwej przyczynie.
Raz na kwartał przejrzeć zapiski i sprawdzić, czy przyczyny się powtarzają.

Porównanie z tym samym miesiącem rok wcześniej jest ważne ze względu na sezonowość. Listopad zawsze będzie inny niż luty, więc porównywanie miesiąca do miesiąca bywa mylące.

Najczęstsze pytania

Ile czasu powinien zajmować taki przegląd?

Przy danych dostępnych w programie – kilkanaście minut. Przy papierowej dokumentacji – kilka godzin, co jest dobrym argumentem za uporządkowaniem ewidencji.

Czy pięć liczb to nie za mało?

Na start to wystarczy. Lepiej regularnie śledzić pięć wskaźników niż raz w roku analizować dwadzieścia. Kolejne można dodać, gdy przegląd wejdzie w nawyk.

Czy pokazywać te liczby mechanikom?

Część z nich, na przykład efektywność czy liczbę powrotów z reklamacją, warto omawiać z zespołem. Pomaga to zrozumieć, dlaczego właściciel prosi o określone zmiany w organizacji pracy.

Pięć liczb sprawdzanych co miesiąc nie zastąpi dobrej pracy na hali. Pozwala jednak zobaczyć problem, zanim odbije się na koncie firmy.